Permudahkan

MUDAHKAN, USAH SUKARKAN…
Oleh: Norazimah Ibrahim (Kaunselor LHDNM)
Slip daripada sebuah agensi kerajaan berada dalam genggaman. Senyuman menguntum kerana begitu mudah untuk mendapatkannya. Jika dahulu mungkin untuk satu slip ini mengambil masa berjam-jam untuk beratur, menunggu pegawai bertugas untuk melayan (belum masuk waktu pagi yang semua keluar minum pagi) dan menunggu untuk pengesahan. Sekarang mana-mana agensi kerajaan semakin mudah. Urusan yang dahulunya berbulan-bulan mengambil masa kini semakin cepat.
Beberapa perkara yang boleh dilihat menyebabkan perubahan ini di antaranya:
1. Penggunaan komputer
Sekadar slip atau apa sahaja yang boleh disimpan dalam sistem boleh dicetak sendiri. Malah ada yang boleh digunakan tanpa pelanggan perlu ke agensi berkaitan tetapi memadai dengan menekan di komputer yang mempunyai talian internet.
2. Mengurangkan tahap atau proses kerja yang tidak perlu
Ada juga proses kerja yang tidak perlu atau kurang penting telah keluarkan dari senarai yang memudahkan sesuatu urusan. Alasan pegawai tidak bertugas atau tiada di pejabat tidak menjadi alasan lagi.
3. Sikap pegawai berubah
Dahulu ada pegawai yang mementingkan diri sendiri. Bagi mereka pelanggan yang memerlukan perkhidmatan mereka akan menunggu sekalipun lambat atau sesukar manapun untuk mendapatkannya. Keadaan ini semakin jarang berlaku di mana-mana agensi berikutan perubahan sikap pegawai.
4. Kerenah Birokrasi semakin kurang
Jika dahulu pelbagai prosedur perlu dilalui untuk mendapatkan sesuatu perkhidmatan. Adakalanya, urusan yang mudah juga perlu tempoh yang sangat panjang memandangkan perlu melalui kerenah dalam satu-satu organisasi. Kini hampir semua agensi berusaha mengurangkan kerenah birokrasi.
5. Fokus agensi mementingkan pelanggan
Kebanyakan agensi kebelakangan ini memberi fokus utama kepada pelanggan. Pelanggan merupakan ’bos’. Keadaan ini membuatkan kakitangan memberi layanan baik dan istimewa kepada pelanggan.
Amat menarik keadaan ini. Agensi kerajaan mula berubah corak yang memudahkan urusan orang ramai. Kita seharusnya berbangga dengan keadaan ini berikutan ia memudahkan orang lain dan termasuk diri kita yang turut menggunakan perkhidmatan agensi kerajaan lain.
Namun, bagaimana agaknya dengan diri sendiri? Adakah kita telah mengamalkan perkara-perkara di atas dalam menjalankan tanggung jawab di pejabat. Adakah kita jenis yang suka memudahkan atau memberi kesukaran kepada orang lain termasuklah pelanggan kita? Berfikir sejenak dan selusuri persoalan di bawah:
1. Adakah yang kita lakukan ini perkara yang paling memudahkan orang lain?
2. Adakah ada jalan lain yang lebih baik untuk memudahkan orang lain berurusan dengan kita?
3. Adakah sesuatu perkara yang kita pertimbangkan atau minta orang lain lakukan( jika berlaku atas diri), kita juga sanggup melaksanakannya?
4. Adakah yang kita lakukan ini mampu membuat orang lain puas hati atau menimbulkan situasi kurang senang?
5. Jika ia sesuatu tugas itu dipermemudahkan adalah lebih membantu memberi impak positif kepada organisasi atau ia boleh mengganggu perjalanan organisasi?
Sekiranya kita telah mempertimbangkan persoalan-persoalan di atas tentunya orang lain mudah berurusan dengan kita. Konflik dalam organisasi juga dapat dikurangkan berikutan orang puas hati dengan perkhidmatan yang diterima. Malah, semua orang boleh bekerja dengan ceria berikutan semua orang berfikir untuk memberi kemudahan dan mengurangkan perkara-perkara yang boleh menyusahkan orang lain.
Mudahnya, jadilah individu yang boleh menyenangkan dan bukan menyukarkan. Perhatikan pelanggan, rakan sekerja, ketua, ’anak buah’, sahabat atau sesiapa sahaja akan lebih senang berdamping dengan kita.